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Scrum – ein Begriff aus dem Rugby, wo man das Gedränge von Spielern als solches bezeichnet – ist eine flexible Vorgehensmethodik der Projektentwicklung, primär erfunden für die Software-Entwicklung, heute aber für die Produktentwicklung ebenso angewandt. Die Methode baut auf möglichst interdisziplinär besetzte Teams, wenig Regeln, Selbstorganisation der Teams und konstante, kurzfristige Feedback-Schleifen auf.

Die zu erreichenden Ziele werden für kurze Abstände/Zeitspannen aus dem Lastenheft (Backlog) vom Team selbst auf grund deren Erfahrung, wie viel Zeit für eine Aufgabe aufgewendet werden muss, gesetzt. Dies steht im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, wo Ziele meist vom Projektleiter mit einem Termin  vorgegeben werden, viel längerfristiger sind und auch mehr Aufgaben umfassen, die innerhalb der Zeitspanne nicht priorisiert werden.

Es gibt bei Scrum 3 Rollen und 5 Phasen und 5 Tools

Die Rollen

Der Product Owner (Produktverantwortliche), der Scrum Master und die Teammitglieder sind die  Player im Prozess.

Der Product Owner vertritt im Team die Anwender, die Stakeholder – also alle jene, die Interesse am Erfolg des Projektes haben: Nutzer, Verkäufer, Kundendienstmitarbeiter, Produktionsverantwortliche etc. Meist sind dies die Produkt-Manager: Sie müssen genau wissen und definieren, was die Anwender wollen, auch was wichtig („must have“) und was  unwichtig(„nice to have“, „Foolish“) ist.

Der Scrum-Master entspricht dem Projektleiter, er ist Moderator und Unterstützer im Prozess, ist nicht aktives Mitglied des Teams (d.h. er arbeitet nicht an der Aufgabenerledigung mit); er besorgt die notwendigen Ressourcen (Software, PC’s, Wissen von außen, Werkzeuge usw.), fördert die Zusammenarbeit und sorgt für die Einhaltung der Regeln (Daily scrum, Task board, restrospective).

Das Team wiederum setzt sich aus bis zu 10 Mitgliedern zusammen, möglichst aus allen Teilbereichen eines Unternehmens, das mit dem Produkt in Verbindung kommt (Marketing, Verkauf, Produktion, Kundendienst, Entwickler Mechanik, Entwicklung Elektronik, IT). Es gibt keine Hierarchie, die Ziele werden vom Team selbst definiert, die Aufgaben im Team vergeben.

Das wichtigste im Scrum Prozess sind nicht die Rollen und die Tools sondern der Prozess in den 5 Phasen selbst.

Die Phasen

Phase 1: Product Backlog anlegen und pflegen

Im klassischen Projektmanagement würde man dazu „Definition des Pflichtenheftes“ sagen. Es enthält alle Anforderungen an das Produkt, definiert vom Produkt-Eigner aber im Team diskutiert. Es werden Prioritäten der Funktionen definiert und zwar nach dem Kriterium: „Welche Funktion erfüllt die höchste Kundenzufriedenheit“.  Diese Prioritätensetzung ist enorm wichtig: Meist sind es nämlich nebensächliche Funktionen, die den größten Zeitaufwand erfordern und häufig Ursache für die Projektverzögerung sind.

Bei Scrum werden die wesentlichen Funktionen, die möglichst schnell zu einem MVP (minimum viable product) und zum Anwendertest führen, zuallererst erledigt, die weniger wichtigen können auf Upgrades oder Produktverbesserungen im Laufe des Lebenszyklus des Produktes verschoben werden.

Phase 2: Sprint Planning – Sprint Backlog

Der Sprint als Kern des Scrum-Prozesses ist eine vorgegebene Zeitspanne, maximal  ein Monat, in dem ein festgelegtes Sprint Ziel erreicht werden soll. Das Sprint-Ziel, das in dem Monat erreicht werden soll,  wird vom Team selbst festgelegt durch Zergliederung in Einzelaufgaben (sog. „Tickets“). Gleichzeitig definiert das Team, wie die Erfüllung der Aufgabe gemessen werden kann („Definition of done“). Die Ziele werden dabei aus dem Product Backlog abgeleitet und zwar nach der Rangfolge der Prioritäten. Damit wird erreicht, dass mehrere Teams an einem Projekt/Zielerreichung arbeiten können, nicht nur ein Team, wie in der klassischen Vorgangsweise. Jedes Teammitglied übernimmt ein Ticket, erledigt es und nimmt sich das nächste. Erledigte Tickets werden auf einem TASK Board – einer Tafel –  sichtbar für jeden gekennzeichnet, so dass man einerseits den Status quo jederzeit im Tagesrhythmus erkennt wie auch Rückstände oder Engpässe.

Phase 3: Daily Scrum

Täglich findet ein 15 minütiges Meeting der Team Mitglieder statt, in dem jeder seine erledigten Aufgaben, die Aufgaben die er heute zu erledigen gedenkt, seine evtl. Schwierigkeiten, was gut lief u.ä. den anderen Teammitgliedern mitteilt. Die Zeit ist wirklich auf 15 Minuten beschränkt, weil sonst Diskussionen und wenig Hilfreiches in die Diskussion eintritt.  Damit sind alle Mitglieder tagesaktuell informiert, der Scrum Master, der teilnimmt, hat die aufgetretenen Schwierigkeiten zu beseitigen, evtl. Konflikte zwischen den Mitgliedern zu glätten.

Phase 4: Sprint Review

Jeder Sprint wird mit einem Sprint Review abgeschlossen. Wird ein Sprintziel nicht erreicht, wird – im Gegensatz zur klassischen Methode – keine zusätzliche Zeit zur Erledigung gewährt, sondern daraus entweder ein neuer Backlog formiert und ein neues Team auf die Erledigung angesetzt oder das Sprint Ziel dem Ergebnis gleichgesetzt und der offen gebliebene Aufgabenbereich im neuen Backlog als Start definiert.

Im Sprint Review präsentiert das Team die Ergebnisse. Der Produkt-Eigner überprüft die Ergebnisse mit den Anforderungskriterien im  Product-Backlog und bestätigt diese. Gibt es Abweichungen wird diskutiert, ob das Backlog neu definiert wird oder nicht. Nach Abschluss des Sprint Reviews wird ein neuer Sprint geplant, der mit  der Phase 2 beginnt.

Phase 5: Retrospective

Am Ende eines Sprints und vor Beginn des nächsten Sprint-Plannings, erfolgt eine Besprechung des Teams mit dem Scrum Master, wie der Sprint in Bezug auf Zusammenarbeit, Kommunikation, Definition Tickets, Werkzeuge usw. verlaufen ist. Daraus werden Schlüsse (Lerneffekte) für die nächsten Scrums abgeleitet.

Scrum ist eigentlich nichts Neues – es ist eine in Hinsicht auf Planung von Teilprozessen, Team-Kommunikation und Übersichtlichkeit verbessertes Projekt-Management. Es zergliedert ein Projekt an Hand des Lastenheftes in so kleine Einheiten (1 Monat), dass Zeitabweichungen sehr schnell erkannt werden. Außerdem baut er auf die Selbstorganisation von Teams auf – die Zeitvorgaben für die Erledigung von Aufgaben erfolgt durch die Teammitglieder selbst. Durch den „Zwang“ einer täglichen Information im „Daily Scrum“ haben alle Teammitglieder den gleichen Wissensstand. Durch Sprint Review und Retrospective lernt das Team sich konstant zu verbessern.

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